POLICY DI GESTIONE DELLA PROPRIETÀ INTELLETTUALE

(Commitments and policy on intellectual propriety rights)

INTRODUZIONE

I diritti di proprietà intellettuale, altrimenti chiamati IPR ( ivi compreso il Know How), costituiscono per ICEBU strumenti di competitività, creano valore per l’azienda e rappresentano la base per la crescita futura della società.

ICEBU è impegnata ad offrire ai propri clienti ed alle informazioni da questi trasmesse, oltre che a quelle sue proprietarie, il massimo presidio di riservatezza disponibile, orientando in tal senso le proprie prassi e policy di gestione interna.

PROGRAMMA DI PROTEZIONE DEI SEGRETI COMMERCIALI

ICEBU è a conoscenza dell’esistenza della direttiva europea 2016/943, trasposta nel nostro ordinamento con il d.l.g.s 63/2018, grazie alla quale ogni impresa può beneficiare di un efficace ed armonizzato sistema legale per la tutela delle informazioni che vengono comunemente definite “Segreti Commerciali”.

ICEBU ha quindi condotto un audit approfondito al fine di definire le misure più adeguate da adottarsi con lo scopo di tutelare le informazioni riservate trasmesse dai propri clienti o dalle proprie controparti commerciali comunque intese. Contemporaneamente, si è dotata di apposito Programma di Protezione dei Segreti Commerciali al fine di tutelare quelle informazioni costituenti Know How, riservato, di sua esclusiva proprietà.

DEFINIZIONI, PRINCIPI DI RIFERIMENTO E PRASSI OPERATIVE

Marchio

Il diritto di marchio (o marchio) impedisce ad altri di usare segni identici o confondibili con il segno (inteso in senso ampio) oggetto del diritto.
Il diritto di marchio si costruisce e si mantiene attraverso il suo uso, le sue registrazioni, le licenze concesse, la tutela anche in sede giudiziale, stragiudiziale e/o amministrativa. La tutela, anche giudiziale, costituisce un aspetto essenziale della protezione di un marchio ed è necessaria per impedirne la perdita di valore, la volgarizzazione, la diluizione o per l’affermarne una distintività inizialmente mancante o per stabilirne la rinomanza. Il valore del marchio corrisponde alla sua notorietà e alla sua unitarietà (cioè, la sua riconducibilità ad un unico proprietario). In assenza di tale unitarietà il valore ultramerceologico del marchio sarebbe perso.

Policy di Gestione: in considerazione dell’adozione di un nuovo marchio (sia esso un lettering, un logo, un disegno o un colore) che si ritenga opportuno proteggere, la Direzione di ICEBU effettua una verifica di effettiva proteggibilità e di rispetto delle previsioni di legge sui segni che possono costituire un valido marchio e una verifica di anteriorità finalizzata a verificare l’assenza di eventuali preesistenti diritti di terzi. Non è permesso adottare nuovi marchi che non siano stati prima verificati ed approvati dalla Direzione di ICEBU. Le diverse funzioni aziendali sono anche chiamate a segnalare qualsiasi uso abusivo dei marchi aziendali o di quelli sviluppati per i clienti. Alle stesse funzioni non è consentito di concedere autorizzazioni o licenze di uso dei marchi aziendali che non siano state approvate e regolamentate contrattualmente dalla Direzione. Gli usi del marchio devono essere allineati al prestigio ed ai valori espressi dal marchio stesso, anche in termini di qualità, sia per quanto riguarda le attività promo-pubblicitarie che per i prodotti ed i servizi offerti.

Know how

Ai fini di detto Programma di Protezione, ICEBU adotta la nozione di know-how contenuta:

1) a livello nazionale nel Codice della Proprietà Industriale (“CPI”), come modificato dal Decreto Segreti Commerciali (che dà attuazione alla Direttiva Segreti Commerciali);

2) a livello europeo nella Direttiva Segreti Commerciali ;

3) a livello internazionale nell’Accordo sugli aspetti commerciali dei diritti di proprietà intellettuale (Trade Related Aspects of Intellectual Property Rights, “TRIPS”) .

La normativa italiana (CPI), così come modificata dal Decreto Segreti Commerciali che è entrato in vigore a partire dal 22 giugno 2018 (coerentemente con l’approccio europeo ed internazionale), statuisce che sono degne di tutela “le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali, […], ove tali informazioni:

a) siano segrete, nel senso che non siano nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione dei loro elementi generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;

b) abbiano valore economico in quanto segrete;

c) siano sottoposte, da parte delle persone al cui legittimo controllo sono soggette, a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.”.

Policy di Gestione: Il know-how proprietario di ICEBU nei settori di riferimento, costituisce un imprescindibile elemento distintivo rispetto ai propri concorrenti sul mercato assicurando su di essi un indubbio vantaggio competitivo. A tal fine, ICEBU ha rinnovato i propri modelli organizzativi, introducendo opportune misure di sicurezza e predisponendo, conseguentemente, idonea documentazione rivolta a fornitori, clienti, controparti, dipendenti e collaboratori, al fine di garantire le proprie Informazioni Riservate e i propri Segreti Commerciali da divulgazioni non autorizzate o dannose. Finalità del presente documento è quello di elencare i principi, le prescrizioni operative e le misure di sicurezza idonee a garantire la segretezza delle informazioni qualificate come know-how di esclusiva titolarità di ICEBU. All’interno dell’azienda il know-how di ICEBU (informazioni sia tecniche che commerciali) è messo a disposizione dei suoi dipendenti “on a need to know basis”. I dipendenti non possono fare uso di know-how, neppure all’interno dell’azienda, ad alcun fine se non quello specifico della propria funzione. All’esterno, tale know-how non può essere messo a disposizione di terzi se non previa verifica con la funzione Brevetti e Know-How. E’ dunque necessario che i terzi, che ricevano know-how, o addirittura concorrano a formarlo nell’ambito di accordi di ricerca, siano consapevolmente obbligati al segreto, tramite la stipula di un accordo di riservatezza. Il know-how, all’interno dell’azienda è protetto e segregato contro indiscriminate diffusioni, per assicurare che chi ne venga a conoscenza sia consapevole della sua natura segreta e di valore per l’azienda. I dipendenti devono essere consci del carattere riservato delle informazioni messe a loro disposizione o di cui vengano a conoscenza a motivo della loro presenza e della loro attività in azienda. I locali nei quali vengono trattate informazioni riservate sono protetti contro le intrusioni o gli accessi casuali o incontrollati.

Brevetto

Un brevetto è il risultato di una costruzione tecnico-legale, con una descrizione di un problema tecnico e della sua soluzione, che deve risultare nuova e non ovvia a confronto con quanto precedentemente noto. La non ovvietà dell’invenzione può risiedere sia nella percezione del problema (eventualmente nuovo) che nel rapporto problema-soluzione. Il brevetto impedisce a terzi di riprodurre la soluzione brevettata, secondo quanto espresso dalle rivendicazioni, che delimitano l’ambito dell’esclusiva. A partire dall’analisi dei dati tecnici ottenuti nell’attività di ricerca e sviluppo, si possono costruire diverse protezioni, con rivendicazioni espresse in termini di prodotto, processo, metodo, sistema (inclusi layout di fabbrica), composizione, ecc.. Le soluzioni oggetto dei brevetti ICEBU si caratterizzano per essere “business driven”, costruite cioè a partire dai bisogni del business e dai problemi tecnici che ad essi corrispondono.

Policy di Gestione: le funzioni aziendali preposte, i progettisti e qualunque collaboratore sia coinvolto in uno specifico progetto deve segnalare ogni potenziale nuova invenzione/innovazione alla Direzione di ICEBU. È compito della Direzione, conseguentemente, comunicare, nel caso di obbligazioni contrattuali, al cliente la brevettabilità dell’invenzione/ innovazione proposta. I brevetti debbono essere naturalmente connotati da un elemento di assoluta novità. E’ quindi necessario che i prodotti, processi, metodi o altro che fanno uso di probabili invenzioni siano tenuti segreti prima della loro brevettazione. ICEBU adotta le misure ritenute utili a evitare la divulgazione delle invenzioni oggetto di domanda di brevetto prima della loro pubblicazione che, per legge, avviene 18 mesi dopo il deposito.

Design

Protegge l’aspetto estetico di un prodotto purché esso risulti nuovo e originale (avente cioè carattere individuale). Ad esempio, elementi d’arredo, macchinari da giardinaggi ed oggetti vari possono costituire oggetto di design. La protezione in termini di design dei prodotti ICEBU non è alternativa ma è complementare alla loro protezione brevettuale.

Policy di Gestione: la Direzione di ICEBU prima di ogni eventuale registrazione conduce apposito audit preliminare anche in considerazione della disciplina vigente nei paesi in cui la società opera. In ogni caso ICEBU procede ad ogni deposito di design in regime di assoluta segretezza. Occorre dunque che la Direzione sia allertata per tempo e riceva gli elementi descrittivi del design del prodotto prima di qualsiasi esposizione o divulgazione al pubblico.

Copyright

Il copyright tutela i modi di espressione che siano originali e creativi. Nel caso di opere del disegno industriale, la relativa proteggibilità è condizionata alla presenza dell’ulteriore requisito del valore artistico. Il copyright protegge anche il software e le banche dati. Così come nel mondo dell’arte il copyright non protegge la storia ma il modo di raccontarla, così il copyright sul software non tutela il metodo per risolvere un problema tecnico (eventualmente brevettabile), ma il complesso d’istruzioni informatiche definite per attuare il metodo stesso.

Policy di Gestione: la Direzione di ICEBU prima di ogni eventuale registrazione conduce apposito audit preliminare anche in considerazione della disciplina vigente nei paesi in cui la società opera. In ogni caso ICEBU procede ad ogni deposito o registrazione in regime di assoluta segretezza. Occorre dunque che la Direzione sia allertata per tempo e riceva gli elementi descrittivi del design del prodotto prima di qualsiasi esposizione o divulgazione al pubblico.

Licenze

Le licenze sugli IPR permettono a terzi di svolgere attività industriali e/o commerciali che l’esistenza di IPR altrimenti impedirebbe. In un rapporto di licenza, il business è condotto dal licenziatario e non dal licenziante. Normalmente, una licenza è remunerata tramite royalties corrisposte con diversi meccanismi a seconda della situazione. Le licenze incrociate consentono di formare reciproci vantaggi competitivi bilanciati fra due parti.

Esse costituiscono uno stabile asset competitivo e di valore anche per il licenziatario. Quando gli IPR corrispondano a vantaggi competitivi concederne licenza nel proprio business riduce il vantaggio competitivo e il valore dell’azienda a meno di ritorni in IPR e/o economici che bilancino tale riduzione. Anche un accordo di riservatezza sul know how rappresenta una licenza che ne permette l’uso in condizioni di segretezza e a certi limitati e concordati fini (normalmente per consentire valutazioni preparative di eventuali ulteriori accordi). La licenza esclude usi del know-how diversi da quelli previsti.

Policy di Gestione: non è da escludersi la possibilità di concedere licenze esclusive a terzi. Le licenze sono concesse anche in relazione al know-how laddove presidiate da appositi patti atti a garantire la massima riservatezza e gli usi concordati. ICEBU dovrà poter controllare i livelli di qualità dei prodotti e dei processi della licenziataria e che il know how e il marchio siano utilizzati correttamente ed entro i limiti della licenza. Ciò vale sia per le licenze e autorizzazioni concesse che per quelle ricevute. In nessun caso possono essere concessi a terzi diritti di sublicenza. Possono fare eccezione le sublicenze alle affiliate del licenziatario fino a che esse rimangano tali. Clausole di “assignement” e di “change of control” sono parte necessaria di una licenza. In nessun caso si può permettere che terzi, anche parte del Gruppo, registrino a proprio nome i marchi ICEBU, o parte di essi, da soli o in combinazione con altri segni o marchi, o ne facciano uso fuori da licenze che garantiscano il mantenimento dei diritti di proprietà alla licenziante.

Contratti IPR

I contratti IPR hanno l’onere di disciplinare la costituzione e l’uso dell’IPR nell’interesse e ai fini dell’azienda. Tipici sono i contratti di licenza (inclusi i contratti di riservatezza) e i contratti di sviluppo in collaborazione con terzi (inclusi Enti di Ricerca, Università o Società).